お役立ち経営情報 2012年6月

Section1 経理業務の特性と合理化のポイント

管理部門の効率化をはかる 経理業務合理化のススメ

1-1 経理作業の効率化は直ちに改善の効果が現れる

経理業務は、やり方しだいで、大きく合理化できます。
経理業務に関する調査を行った結果、経理担当者の業務時間は80%以上がルーチン作業であり、経理業務は、定型化された業務を反復して行うものなのです。

(1)経理業務の性質

会社が企業活動を行う上での経理業務は、時期に分けて下記のように整理できます。
企業活動を行う上での経理業務 時期分け表 経理業務とは、発生した取引の結果に対する手続や記録、集計といった作業なのです。
支払業務を除けば、社外との取引は発生しないため、仕事の納期について緊急性はほとんどありません。会社の業績に直接影響を与える仕事でもないため、経理部の機能が1日ストップしてしまっても大きな問題になることはないでしょう。

(2)ルーチン作業は合理化しやすい

今まで経理業務の効率は問題になりませんでしたが、今後は積極的に効率アップを図っていく必要があります。
業務上の緊急度や社外への影響度が低いということは、やり方を変更しても問題が生じるリスクが小さいということになりますので、実は、最も改善しやすい業務なのです。
また、経理作業は、定型化された業務が多いため、作業の標準化がとてもしやすく、やり方の改善が生産性の向上につながるのです。

1-2 経理業務合理化の秘訣 ECRSの原則

経理業務の合理化において、業務合理化の秘訣「ECRS」という原則があります。工程、作業、動作をなくすことができないか(Eliminate)、一緒にできないか(Combine)、順序を変更できないか(Rearrange)、単純化できないか(Simplify)という観点から見直すことを指します。

■ECRSの原則

ECRSの原則 5W1Hなどと同様に、業務全体を見直し、問題点を見いだす際の手がかりとなります。

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1-3 経理業務合理化へのポイント

経理業務については、次に挙げる3つの常識が未だに残っている会社が、多くあります。

  • 『財産の承継によりかかる税金。支払えるだけのお金はあるのであろうか?』
  • 『財産の承継をめぐり生じるトラブル。回避する手段はあるのであろうか?』

この3つの常識が、経理業務の前提条件として、経営者と経理担当者の頭の中に疑う余地なく存在し続けてきたために、今まで同じやり方が繰り返されてきてしまったのです。
したがって、3つの常識を打ち破り、次の図のように、これらを改めることで経理業務の合理化を図ることができます。

1-4 キャッシュレス会計にする

小口現金をやめない理由は、単に金額が小さいからというだけにすぎません。しかし、小口現金でも、盗難・紛失の事故や、数え間違いなどは頻繁に起こっており、現金の出し入れや残高の確認作業にも必要以上の手間がかかっています。
長く続く習慣は、容易に改められるものではありませんが、小口現金では、事故が起きても大きな損失にはならないため、何もしなければ、まだまだ続くことでしょう。 一足先に大企業では、数年前からキャッシュレス化が定着していますが、中小企業も現金残高確認などの作業に手間と時間をかけてはいられません。
小口現金用の手さげ金庫は廃止するといった取り組みが必要でしょう。

1-5 アイ・パートナーズ グループのワンストップサービス

日々の経営で生ずるさまざまな問題の解決のために、アイ・パートナーズでは豊富なサービスメニューをご用意しています。
サービスの提供にあたっては、会計事務所である税理士法人アイ・パートナーズだけではなく、アイ・パートナーズグループ全体であたります。経理合理化のご支援もお任せください。
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次回は Section2 キャッシュレスにすると生産性がアップする をお伝えします
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