お役立ち経営情報 2012年8月

Section3 経理業務はまとめてやる

管理部門の効率化をはかる 経理業務合理化のススメ

3-1 小口現金は1カ月分をまとめて計上

費精算が1カ月でまとまったら、会計処理もまとめて行うと効果が倍になります。
例えば、小口現金で交通費を精算する場合、個別に現金出納帳に記帳されますが、月に1度の精算になれば、下記の事例のとおり、1カ月の間に使った交通費をまとめて1仕訳で経理処理することができるのです。
言い換えれば、これまで何枚も書いていた伝票が1枚で済むということになります。
したがって、経費計上の仕訳数が大幅に削減され、毎日必要だった経費精算業務が、月に数時間で終わるようになるでしょう。 小口現金は1カ月分をまとめて計上

ページの先頭へ

3-2 まとめて精算するから、まとめて経理できる

まとめて経理処理することにより、作業効率をアップさせることができますが、それは、以下のことを実行してこそ、効果があります

1・キャッシュレスになってこそ可能

最も重要なポイントは、キャッシュレス化です。現金の出し入れがなくなると、その管理と現金出納帳を日々記帳する必要がなくなります。そして、振込扱いとすることで、預金通帳に取引が記録されるようになり、後でまとめて経理処理することが可能になります。

2・ルール違反に注意

ただし、「少額経費はまとめて計上していい」というと、次のような取り扱いをする会社があります。
小口現金で経費精算をしておいて、月末に現金出納帳を科目毎に集計します。そして、経費科目を月の合計額で会計ソフトに入力するというやり方です。これにより確かに仕訳数は減り、経理作業時間は短縮されますが、このやり方では、毎日の現金出納帳の現金残高と総勘定元帳の日々の現金残高が一致しなくなってしまいます。つまり、厳密には、こうした扱いは会計上のルール違反になります。
個人レベルであれば、大きな問題にはなりませんが、会社の場合は、日々の財産(現金残高)の状態を正しく表していないので、青色申告の要件を満たしていないことになるため、注意が必要です。

【小口経理精算業務の合理化へのステップ】

小口経理精算業務の合理化へのステップ

ページの先頭へ

3-3 支払日は月に1回にする

商売がうまくいっている会社は、何事も自分でコントロールしています。支払いを行う際にも、自分の取引条件をこちらから必ず提示して主導権を握ります。

1・支払いを月に1回にする

大部分の会社は、相手の支払条件に合わせて支払いを行っています。取引先の支払条件はさまざまあり、月末締めの翌月20日払いの会社もあれば、20日締めの翌月末日払いの会社もあります。これら全てに対応していると、毎月5日、10日、15日、といわゆる「ゴトウ日」がすべて支払日になってしまいます。
支払い業務は、取引業者ごとに支払日を心配したり、支払い前の資金繰りの確認や、決裁者への申請や承認などがあり、手間がかかる業務です。
そこで、会社の支払日を月に1回に決めてしまいます。仕入先や外注先に対しては、原則としてこちらに決定権があります。あまり無茶な支払条件では相手も納得しませんが、今までより若干遅くなる程度であれば、交渉の余地は大きいといえます。

2・入金のあとに支払う

払日を決めるうえでの重要なポイントは、「入金の後に支払う」という商売の鉄則を守ることです。こうすれば資金繰りにおける心配が確実に少なくなります。
つまり、支払いは月に1回にし、入金日の後に設定してしまいます。売掛金の回収が翌月末であれば、買掛金の支払いは翌々月の10日から15日にします。
新規の取引先に対しては、取引前に会社の支払条件を必ず説明しておきます。既存の取引業者に対しても、いつから支払条件が変わるということを事前に通知して、一斉に変更します。会社の支払日を決めることにより、資金繰りが改善できて、経理業務も合理化できるのです。

ページの先頭へ

3-4 会計処理は毎月3つのことだけやればよい

毎月やる会計処理は、基本的に3つだけです。毎日経理処理していると、いろんな取引があるように思えますが、実際の業務は現金出納の記録と、売上・仕入の計上、それと手形の管理だけです。

1・入出金の記録

入金のほとんどは売上代金の回収なので、通帳に印字された振込先と金額を見れば、簡単に処理できます。支払いについては、振込明細と請求書を見て処理します。支払日を決めて、その1日分の振込明細を見ればその月のすべての支払いがわかります。

2・売上・仕入の計上

現金取引以外では、毎月の売上と仕入を月末に締めて計上します。基本的には請求書を見ながら計上することになりますので、経理としては関連部門に、できるだけ早く請求書を回してもらえるように協力を要請しておきます。

3・手形管理

手形決済の会社にとっては、振り出した手形の期日と金額の管理は慎重にしなければなりません。受け取った手形についても割引いたのか、裏書したのかを記録しておきます。

3-5 アイ・パートナーズ グループのワンストップサービス

日々の経営で生ずるさまざまな問題の解決のために、アイ・パートナーズでは豊富なサービスメニューをご用意しています。
サービスの提供にあたっては、会計事務所である税理士法人アイ・パートナーズだけではなく、アイ・パートナーズグループ全体であたります。経理合理化のご支援もお任せください。
無料相談はこちらから

次回は Section4 管理するものを減らし、ステップアップする をお伝えします
バックナンバー(一覧)はこちら
ページの先頭へ